5 (nemme) Excel-tips til den studerende

Uanset hvor du studerer, så kommer du ikke udenom Excel. De fleste har det dog sådan, at den dag man skal bruge Excel, så er det ”for sent” – man har altså ikke lært programmet godt nok at kende.

Dét er smadder ærgerligt, da Excel egentlig slet ikke er så svært. Faktisk, så kan det i længden blive dine bedste studiekammerat (og på sigt også på din fremtidige arbejdsplads).

Disse tips tager udgangspunkt i Microsoft Excel 2016 til Windows. En del af disse tips er betinget af, at du har den nyeste version. Hvis du ikke har det, så anbefaler jeg dig stærkt af opgradere med det samme! Du kan læse endnu mere om fordelene ved Excel 2016 her.

1: Anbefalede diagrammer

I Excel 2016 har Microsoft en ny feature, som gør livet en hel del lettere for dig. Ved at markere dit datasæt, kan Excel nemlig afkode hvilken type diagram der passer bedst til din data.

Marker blot dit datasæt, gå op i fanebladet ”Indsæt” og klik på knappen ”Anbefalede diagrammer” i gruppen ”Diagrammer”.

Straks efter, så kommer der et nyt vindue frem med det foreslåede diagram. Var det dét du ledte efter? Perfekt! Klik blot ”OK” og så er diagrammet indsat.

2: Pivottabeller

Pivottabeller er måske ét af de mest undervurderede værktøjer. Pivottabeller er især super smarte i større datasæt, hvor du har brug for at få overblik, analysere og udforske dataen.

Hvis du er ny i Excel, så er pivottabeller dog en tand avancerede. Jeg vil derfor anbefale dig, at få hjælpe fra Excel til at sætte det korrekt op.

Derfor, gå op i ”Indsæt” og klik på ”Anbefalede Pivottabeller” i gruppen ”Tabeller”. Sørg for at Excel har markeret den korrekte data og se herefter på det lille preview-billede du får. Var det den information du ledte efter? Og er den vist korrekt? Så klik ”OK” og straks efter indsættes pivottabellen i dit regneark.

3: Flip din data med transponer

Har du prøvet at arbejde i Excel, og pludselig så synes du at rækkerne skulle have været kolonner i stedet? Eller at dine rækker havde gjort sig bedre, som kolonner?

I stedet for at blive tosset og derefter gå i gang med at klippe informationen frem og tilbage, så skal du i stedet transponere.

Marker den data som du vil ”vende”. Højreklik på markering og vælg ”Kopier”.

Gå nu hen i den celle, hvor du ønsker at dataen skal begynde. Højreklik på cellen, vælg ”Indsæt speciel” og klik på ikonet vist herunder:

Med det samme bliver din data vendt, nemt og smertefrit!

4: Hurtig analyse af din data

I Excel 2016 har Microsoft virkelig skruet op for brugervenligheden (som du også har set i de andre tips). For nylig blev værktøjet ”Hurtig analyse” introduceret.

Hvordan får du adgang til dette værktøj?

Faktisk, så er det hele tiden i nærheden. Prøv at markér noget data i dit regneark. Lige så snart du har gjort det, så kommer der et lille ikon frem. Klik på det:

Med det samme kommer der en række muligheder frem. Kort og godt består de forskellige hovedgrupper af:

• Formatering: Gør det nemt for dig at farvelægge dataen, således du får et visuelt indtryk af værdierne. F.eks. hvis du vil se om nogle værdier er høje eller lave, så kan formatering hjælpe dig med dette.
• Diagrammer: Giver dig forskellige anbefalede diagrammer baseret på dit datavalg.
• Totaler: Beregner tallene i dine kolonner og rækker.
• Tabeller: Gør det nemt og hurtigt for dig at filtrere og sortere din data. Personligt elsker jeg tabeller og det er også derfor, at det indgår i lektion 2 i mit onlinekursus.
• Minidiagrammer: Små diagrammer, som du kan vise ved siden af din data (gør dit ark meget professionelt at se på).

5: Autoudfyld

Autoudfyld er et smart værktøj, som sparer dig en masse tid. Excel er blevet så klog, at den nu genkender mønstre i dit datasæt og derfra kan Excel ”tegne” mønsteret videre for dig.

Lad os sige, at du kun vil have hele tal fra 0 til 100 i dit datasæt. Start derfor med at skrive, 2, 4, 6 og 8 ned i hver sin celle. Vælg nu de 4 celler. Placér nu musemarkøren i nederste højre hjørne af markeringen, venstreklik når markøren bliver til et sort kryds og træk nu markeringen nedad.

Træk så langt du har brug for, giv slip og med det samme autoudfylder Excel cellernes indhold med lige, hele, tal.

Har du et Excel-tip som har gjort dine studier nemmere?

Så del det i en kommentar herunder! Jeg glæder mig til at læse dem ?